Photographiez une facture fournisseur. NexReps lit chaque ligne, lie les articles qu’il connaît déjà, et vous interroge sur le reste. Validez une fois — le stock, les prix et les coûts de recettes suivent.
C’est là que commence le coût matière. Tout ce qui suit en dépend. Dans l’app : Kitchen → Invoices.
La faire entrer
Upload — une photo ou un PDF, depuis le bureau.
Scan invoice — sur votre téléphone, à la livraison. L’écran Invoices du téléphone liste vos Recent invoices ; la révision elle-même se fait sur un ordinateur.
Manual entry — saisissez-la vous-même, pour celles qui arrivent griffonnées sur un bloc. La page est New invoice (manual) : fournisseur, numéro de facture, date, total, devise, puis les lignes.
Le même fichier envoyé deux fois est refusé tout de suite : une photo ou un PDF déjà envoyé à cet établissement n’est pas relu.
La liste
| Supplier | Invoice # | Date | Total | To decide | To check | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Harvest Lane Foods | 48211 | Nov 5 | $1,284.10 | — | — | Ready |
| Northshore Produce | 9932 | Nov 5 | $642.00 | 32 | 1 | Needs attention |
| Bayview Dairy | A-1187 | Nov 4 | $318.45 | — | — | Ready |
| Cedar Meats | 77410 | Nov 4 | $2,106.80 | 4 | — | Needs attention |
| Fresh Start Bakery | — | Nov 6 | — | — | — | Scanning |
- 1Upload une photo ou un PDF. Manual entry est juste à côté.
- 2Les onglets. Pending review (en attente de révision) est la file qui compte ; son nombre est ce qui vous attend.
- 3Une facture qui Needs attention (demande votre attention) : To decide compte les lignes qui demandent votre décision, To check les lignes qui méritent un coup d’œil.
- 4Confirm ready valide, d’un coup, chaque facture qui n’attend de vous qu’une confirmation.
Quatre onglets : Pending review, Processed, Failed et All. Pending review et Failed montrent tous les mois ; Processed et All montrent un mois à la fois, avec un sélecteur de mois à côté des onglets. La liste affiche 50 factures par page.
L’onglet, le mois, la page, le tri et la recherche restent dans l’adresse de la page. Ouvrez une facture, revenez, et vous êtes là où vous aviez laissé la liste.
Filter by product — tapez shrimp et la liste garde les factures qui en contiennent. Utile quand un prix paraît faux et que vous voulez voir d’où il vient.
Les statuts
Scanning — NexReps la lit. Cela prend un instant ; la liste se rafraîchit d’elle-même.
Ready (vert) — lue et contrôlée : rien ne vous attend qu’une confirmation.
Needs attention (orange) — lue, avec des lignes à décider ou à vérifier. Ouvrez-la.
Pending review (orange) — lue, les contrôles ne sont pas encore terminés.
Processing — validée, le stock et les prix sont en cours d’écriture.
Processed (vert) — terminé. Les prix, le stock et les coûts de recettes sont à jour.
Stock not fully received (rouge) — la mise à jour du stock s’est arrêtée en cours de route. Utilisez Retry the stock update (les flèches circulaires dans la ligne), ou annulez son traitement.
Failed (rouge) — n’a pas pu être lue. Souvent une mauvaise photo. Recommencez, plus à plat et plus éclairé.
Rejected (gris) — quelqu’un l’a rejetée, avec un motif.
Confirm ready (confirmer les factures prêtes)
Dans l’onglet Pending review, Confirm ready (3) confirme les factures que NexReps a trouvées prêtes. Il demande une fois — Confirm 3 invoices for a total of $2,244.85? Stock and prices are updated as with the Validate button. (confirmer 3 factures pour un total de $2,244.85 ? Le stock et les prix sont mis à jour comme avec le bouton Validate) — et contrôle à nouveau chaque facture avant de la valider.
Une facture qui a changé entre-temps vous est laissée, et le message dit pourquoi : 2 confirmed, 1 not confirmed: 1 needs attention. Quand il y a plus de factures prêtes que la page n’en montre, le bouton indique Confirm ready (3 of 9).
En réviser une
Cliquez sur n’importe quelle facture.
- 1Le fournisseur. Vérifiez-le, puis Confirm. Ce n’est qu’alors que NexReps rapproche les lignes des articles de ce fournisseur.
- 2L’en-tête à côté du scan : numéro de facture, date, total, devise. Comparez avec le papier, pas avec votre mémoire.
- 3Le contrôle de chaque ligne : green, orange ou red. Cliquez dessus pour réviser la ligne.
- 4Validate attend tant qu’une ligne demande une décision — le nombre dit combien.
Le fournisseur d’abord. NexReps en propose un d’après l’en-tête : Detected supplier. Faux : choisissez-en un autre, ou Create new. Juste : Confirm. Tant qu’il n’est pas confirmé, les lignes attendent — Confirm the supplier above to start matching items. C’est aussi le moment d’attraper un fournisseur en double, avant qu’il existe — voir Fournisseurs.
Un fournisseur confirmé affiche Confirmed et Unlock. Unlock sert quand vous vous êtes trompé de fournisseur : le changer efface le rapprochement de chaque ligne de cette facture (Change supplier? → Yes, clear matches), et les lignes sont à nouveau rapprochées des articles du nouveau fournisseur.
L’en-tête. Numéro de facture, date, montant total, devise. Si le total ne correspond pas au papier, le scan a mal lu quelque chose.
Les lignes. La carte indique Items (14), combien sont linked to library (liées à la bibliothèque), et combien need a decision (demandent une décision). Chaque ligne montre ce que le scan a lu — description, quantité, unité, prix unitaire — et, en dessous, le produit auquel elle est liée et le total de la ligne.
Les couleurs
Chaque ligne porte un contrôle à droite, et c’est la colonne à lire.
green (vert) — rien à dire. L’article est connu et les chiffres se tiennent.
orange — mérite un coup d’œil. Un prix qui a bougé, un conditionnement différent de la dernière fois, une colonne dont le scan n’était pas sûr. Cela ne bloque pas la facture.
red (rouge) — bloque la facture. La ligne n’est pas liée, le produit doit être confirmé, le calcul ne tombe pas juste, ou les chiffres sont invraisemblables.
Un ✓ après la couleur signifie que quelqu’un a révisé la ligne. Cliquez sur la couleur pour ouvrir la ligne. Voir Réviser une ligne.
Out of stock at the supplier (en rupture chez le fournisseur) — une ligne imprimée avec un prix de 0 et un montant de 0. Le fournisseur ne l’avait pas : la ligne reste sur la facture, n’ajoute rien au stock et ne change jamais le prix.
Les articles connus se lient d’eux-mêmes
La première fois qu’un article d’un fournisseur apparaît, quelqu’un doit dire ce que c’est. Ensuite, NexReps le lie de lui-même sur chaque future facture de ce fournisseur — par son SKU, ou par le nom que vous avez confirmé.
Un article que NexReps n’a jamais vu n’est jamais créé tout seul. Il vous attend, en rouge.
Frais et remises
Livraison, carburant, consignes et remises fournisseur ont leur propre carte, avec Add charge et Add discount. Voir Remises et frais.
Valider
Validate reste désactivé tant qu’une ligne demande une décision ; il indique Validate (2) quand deux lignes en demandent une. Dès que plus rien n’est rouge, il ouvre Validate invoice.
- 1What is being confirmed (ce qui est confirmé) : les lignes, les frais, les taxes — que vous pouvez corriger ici — face au total imprimé. Gap (écart) devrait indiquer none.
- 2Un écart, un doublon possible ou aucune ligne liée transforment le bouton en Validate anyway. Lisez l’avertissement avant d’appuyer.
La fenêtre avertit ; elle ne décide pas à votre place.
Un écart — The lines, charges and tax do not add up to the printed total. (les lignes, les frais et les taxes ne correspondent pas au total imprimé). Une ligne manque ou a été mal lue, des frais restent à saisir, ou la taxe n’est pas celle imprimée. Corrigez, et le bouton redevient Validate.
Un doublon — la même facture a déjà été validée. Validating again adds this delivery to stock a second time. (valider à nouveau ajoute cette livraison au stock une seconde fois). Rejetez cette copie, sauf si le fournisseur l’a vraiment envoyée deux fois.
Aucune ligne liée — le stock et les prix ne bougeront pas.
Lignes orange — la fenêtre dit combien ont été laissées telles que lues.
Une date à vérifier — quand la date paraît fausse — lue à l’envers, par exemple — la fenêtre demande d’abord : Use (utiliser) la date proposée, ou Keep (garder) celle imprimée. Une date fausse place les prix, le stock et la période comptable sur le mauvais jour.
Ce que fait la validation
Le stock augmente. La quantité achetée, convertie par le format de conditionnement dans l’unité où vous tenez le produit — une caisse de 6 × 1 L de crème ajoute 6 000 ml. Voir Format de réception.
Les prix se mettent à jour. Le prix unitaire que vous avez réellement payé, après toute remise, devient le prix actuel dans cet établissement.
Les recettes sont recalculées. Chaque recette qui utilise ce produit — et chaque recette qui utilise une sous-recette qui l’utilise — est recalculée. Cela se fait en arrière-plan.
NexReps retient. Les produits que vous avez confirmés et les formats de conditionnement que vous avez écrits deviennent la règle pour les articles de ce fournisseur la fois suivante.
Une facture antérieure à votre inventaire
Une facture datée d’avant un inventaire validé ne change pas le stock : l’inventaire a déjà vu ces marchandises sur l’étagère. Le prix et les coûts de recettes se mettent quand même à jour. Voir Inventaire.
Autres actions sur la facture
Save draft — gardez vos modifications et revenez plus tard.
Reject — la facture est fausse ou ne vous concerne pas. Indiquez le motif ; il s’affiche sur la facture.
Merge (2) — apparaît quand un PDF a été lu comme plusieurs factures. Il les réunit en celle-ci.
Une fois traitée, une facture est en lecture seule. Les marchandises renvoyées passent par Retours et avoirs fournisseurs.
Annuler le traitement
La flèche circulaire au bout d’une ligne traitée : Revert (undo processing).
Elle reprend ce que la facture a mis en stock et la renvoie en Pending review, où vous pouvez la corriger et la valider à nouveau. Une facture avec des retours doit d’abord voir ses retours annulés.
Cela n’annule pas le prix. Le prix validé reste le dernier prix connu. C’est voulu : un prix est un fait — vous l’avez payé. Annuler une erreur de saisie ne doit pas faire croire que le marché a changé.
La corbeille supprime une facture en attente, en échec ou rejetée. Une facture traitée n’est jamais supprimée ; annulez son traitement.
Bien faire
Photographiez à plat, à la lumière. Une facture froissée sur un passe sombre, c’est un statut Failed.
Faites-le à la livraison. Une facture révisée trois semaines plus tard, ce sont trois semaines de recettes coûtées sur d’anciens prix.
Lisez le rouge et l’orange, faites confiance au vert. Les couleurs sont là pour que vous alliez vite là où c’est sûr et lentement là où ça ne l’est pas.
Après la validation
Une facture validée est aussi ce que le comptable exporte vers QuickBooks — voir Exporter vers QuickBooks.
Suite
Réviser une ligne — que faire d’une ligne rouge ou orange.