Une fois par mois, le comptable envoie les factures fournisseurs validées à QuickBooks Desktop. NexReps les écrit dans un seul fichier IIF — une facture QuickBooks (bill) par facture — et QuickBooks l’importe. QuickBooks tient les comptes ; NexReps ne fait que préparer les factures.
| Supplier | Date | Total | Tax | Blocked by | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Harbour Seafood LtdINV-20931 · Harbour Seafood Ltd | Oct 2 | $1,284.60 | $147.79 | Ready | |
| Northfield ProduceNP-88412 · Northfield Produce | Oct 3 | $642.18 | $0.00 | Ready | |
| Coastal Linen Co.CL-1102 | Oct 6 | $318.40 | $36.63 | 3Supplier has no QuickBooks vendor for this company | Blocked |
| Old Mill DairyOMD-5521 · Old Mill Dairy | Oct 7 | $455.02 | $0.00 | 1 line posts to no account | Blocked |
| Period | Exported | Invoices | Total | Tax | By | File |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Sep 1, 2026 – Sep 30, 2026Accounts Payable | Oct 4, 2026 | 51 | $21,904.33 | $2,311.70 | Lena P. |
- 1La société et la période — le mois dernier par défaut.
- 2Export N écrit les factures prêtes dans un seul fichier IIF.
- 3Une facture bloquée dit pourquoi, en mots simples.
Lire la page
Ouvrez Accounting → Export, choisissez la société et la période. La page liste chaque facture validated (validée) de la période qui n’a pas encore été exportée : Ready (prête), ou Blocked (bloquée) avec la raison. L’en-tête compte les factures prêtes et bloquées et le montant à exporter.
Chaque ligne montre le fournisseur, le numéro de facture et son fournisseur QuickBooks, la Date, le Total et la Tax. Une facture encore en révision en cuisine n’y figure pas encore : elle arrive une fois validée. Voir Factures.
Pourquoi une facture est bloquée
NexReps refuse d’écrire une facture que QuickBooks enregistrerait mal. Les raisons que vous pouvez rencontrer :
No supplier on the invoice · Supplier has no QuickBooks vendor for this company · QuickBooks vendor is inactive · No invoice number · No invoice date · No invoice total · Total does not match the lines, charges and tax · N lines post to no account · Charges with no expense account for this supplier · Company has no Accounts Payable account · Company has no tax account · Bill does not balance · No line and no charge.
La plupart se corrigent à un seul endroit : une ligne sans compte sur Product Mapping ; le compte fournisseurs ou le compte de taxe de la société, et sa liste de fournisseurs, sur Entities ; un numéro, une date ou un total manquant sur la facture elle-même. Quand le compte fournisseurs ou le compte de taxe manque, la page le signale au-dessus de la liste.
L’association d’un fournisseur à son fournisseur QuickBooks se fait en dehors de ces pages. Si une facture reste bloquée parce que son fournisseur n’a pas de fournisseur QuickBooks, contactez NexReps.
Exporter
Export N demande une confirmation — le nombre de factures, le montant et la société — et prévient qu’une facture exportée ne peut plus être annulée. Le fichier IIF se télécharge ensuite sur votre ordinateur. Importez-le dans QuickBooks Desktop, dans le fichier de société indiqué sur Entities.
Si une facture a changé entre l’aperçu et l’export — quelqu’un en a validé ou annulé une — l’export est refusé et la page se recharge : le fichier correspond toujours à ce que vous avez lu.
Exports précédents
Sous la liste, chaque lot précédent : la Period (période) et son compte fournisseurs, sa date d’export (Exported), le nombre de factures (Invoices), le Total et la Tax, et qui l’a exporté. L’icône de téléchargement reconstruit le même fichier IIF, si vous devez l’importer à nouveau.
Clôture de période
Le verrouillage d’un mois clôturé, pour qu’une facture tardive ne puisse pas le réécrire, est à venir : la page Period Close n’est pas encore construite.
Ensuite
Entités et plan comptable — configurer une société.