Une ligne de facture est une affirmation : tant de ce produit, à ce prix. Avant qu’elle compte, NexReps la vérifie. Quand le contrôle n’est pas satisfait, la ligne vous attend.
Par où commencer
Chaque ligne de la carte Items se termine par sa couleur : green (vert), orange ou red (rouge). Un ✓ après la couleur signifie que la ligne a été révisée.
- 1La couleur de la ligne. Cliquez dessus pour ouvrir Review line.
- 2Une ligne non liée se lie dans la ligne elle-même : tapez dans le champ produit, choisissez un produit, ou Create new product in library.
Lier une ligne. Le champ produit sous chaque ligne cherche pendant que vous tapez. In your inventory liste ce que cet établissement achète déjà ; Available in library, ce que le groupe connaît. Choisissez-en un, puis Save draft : le contrôle repasse avec le produit choisi. Une fois la facture validée, NexReps retient votre choix pour cet article du fournisseur.
Créer un produit. Rien ne correspond parce que vous ne l’avez jamais acheté : Create new product in library. Nommez-le, choisissez son produit canonique, l’unité dans laquelle vous le tenez et son conditionnement. Voir Produits canoniques.
La fenêtre Review line
- 1Why it is flagged — chaque motif, en mots. Les points rouges bloquent la facture, les orange méritent un coup d’œil, les violets sont des informations.
- 2Recommended — la lecture de la ligne par NexReps, avec le prix et le stock qu’elle écrira.
- 3Edit the line — écrivez le format vous-même quand aucune lecture n’est juste. Le résultat se met à jour pendant que vous tapez.
- 4Not a product — des frais imprimés comme une ligne. Elle reste sur la facture et ne touche jamais le stock.
- 5Accept — approuvez l’option choisie, avec ses chiffres.
La fenêtre a quatre parties.
What the invoice says (ce que dit la facture) — la ligne telle qu’imprimée (quantité × prix unitaire, et si cela correspond au total imprimé), le SKU du fournisseur, le produit auquel elle est liée — avec Open pour voir sa fiche — et le conditionnement lu sur la ligne. Quand le scan a lu davantage, elle l’affiche : Bought (column), Contains (name), Delivered (printed).
Why it is flagged (pourquoi elle est signalée) — les motifs, écrits en toutes lettres avec les chiffres. Nothing to look at (rien à regarder) quand il n’y en a pas.
What validating will write (ce que la validation écrira) — les lectures de la ligne, chacune avec le Price unitaire et le Stock qu’elle ajoutera. Ce sont les chiffres exacts qu’écrit la validation, pas une estimation.
Decisions on this line (décisions sur cette ligne) — qui a décidé quoi, et quand. Elle apparaît dès que quelqu’un a révisé la ligne.
Ce que vous pouvez faire
Accepter la lecture Recommended — les chiffres sont inhabituels mais vrais. Un prix a vraiment doublé ; l’ancien était faux.
Choisir une Alternative — une autre lecture de la même ligne, par exemple le conditionnement habituel du produit. Le bouton indique Use this.
Edit the line — le conditionnement a été mal lu. Écrivez-le tel qu’il arrive vraiment : quantité achetée, quantité et unité du paquet intérieur, paquets par caisse, le prix et ce à quoi il correspond. Le bloc sous les champs montre ce que la validation écrira pendant que vous tapez ; le bouton indique Save and re-check. Voir Format de réception.
Keep this product in … at this venue — proposé quand la ligne est juste mais que le produit est tenu dans une unité qu’elle ne peut pas atteindre, comme un contenant. Cela définit l’unité de ce produit pour cet établissement et accepte la ligne. La valeur par défaut de la bibliothèque et les autres établissements ne changent pas.
Not a product — des frais imprimés comme une ligne. Elle reste sur la facture pour le total comptable et ne touche jamais le stock.
Une ligne non liée n’a pas encore de chiffres. La fenêtre le dit : liez un produit de la bibliothèque dans la ligne et enregistrez le brouillon, ou marquez-la comme n’étant pas un produit.
Pourquoi une ligne est rouge
Une ligne rouge bloque toute la facture. Les motifs les plus courants :
Aucun produit de la bibliothèque lié — NexReps ne sait pas ce qu’est cet article.
Nouvel article pour ce fournisseur — NexReps a une proposition, à partir d’un nom proche ou de l’assistant, mais personne ne l’a encore confirmée. Acceptez pour la confirmer, ou choisissez le bon produit. Une fois la facture validée, l’article se lie de lui-même sur chaque facture suivante.
Le calcul ne tombe pas juste — quantité × prix unitaire n’est pas égal au total de la ligne. L’un des trois est mal lu.
Le conditionnement ou l’unité ne se convertit pas — NexReps ne peut pas transformer ce qui a été acheté dans l’unité dans laquelle vous tenez le produit. Voir Unités et conversions.
Le produit est tenu dans un contenant — BAG, BOX ou CASE. Le stock ne peut pas se compter en caisses : le produit a besoin de g, ml ou EA.
Le prix est invraisemblable — pas de conditionnement sur la ligne, et le prix au gramme, au millilitre ou à la pièce dépasse celui de n’importe quel produit alimentaire. Une caisse a probablement été tarifée comme une unité : définissez le format de réception.
Un conditionnement dans le texte n’a pas été lu — la description indique un conditionnement, mais aucun n’a été lu : une caisse compterait donc comme une unité.
La quantité livrée est loin du calcul — la facture imprime un poids ou un nombre livré très éloigné de ce que donne le conditionnement. La quantité imprimée est proposée comme lecture.
Le résultat a changé depuis la révision de cette ligne — voir plus bas.
Pourquoi une ligne est orange
À regarder, pas un arrêt : un prix qui a bougé depuis la dernière facture, une quantité nulle, une colonne dont le scan n’était pas sûr, ou un conditionnement différent de celui mémorisé pour cet article.
Informations
Affichées avec un point violet, et jamais une raison de s’arrêter : un premier prix pour ce produit, un poids livré qui correspond au conditionnement, une remise appliquée à la ligne, un format de conditionnement repris de la mémoire.
Une approbation vaut pour les chiffres, pas pour toujours
Quand vous acceptez une ligne, NexReps enregistre le stock et le prix que vous avez approuvés. Si quelque chose les change ensuite — le conditionnement, le produit, une remise — l’approbation tombe et la ligne repasse au rouge : The result changed since this line was reviewed: approved +1050 at $0.19 per unit, now +6300 at $0.03 per unit. Review it again. (le résultat a changé depuis la révision : approuvé +1050 à $0.19 l’unité, maintenant +6300 à $0.03 l’unité ; révisez-la à nouveau).
C’est voulu. Vous avez approuvé 1 050 pitas à 19¢, pas ce que la ligne pourrait dire demain.
Les articles connus restent connus
Une confirmation par article et par fournisseur. La facture suivante du même fournisseur lie cet article d’elle-même — vert, rien à cliquer.
Suite
Format de réception — dire à NexReps comment un article arrive vraiment.