NexReps ne tient pas votre comptabilité. Il prépare vos factures fournisseurs pour QuickBooks Desktop, qui tient les comptes. Pour cela, il doit savoir, pour chaque établissement, dans quel fichier de société QuickBooks il est enregistré, ainsi que le plan comptable et la liste de fournisseurs de cette société. C’est cette page : Accounting → Entities.
Choisissez d’abord l’établissement. Un établissement relève d’une seule société ; la plupart ont la leur, certains en partagent une.
| Account | Number | Type | Status |
|---|---|---|---|
| Cost of Goods Sold:Food | 5010 | Cost of Goods Sold | Active |
| Cost of Goods Sold:Beverage | 5020 | Cost of Goods Sold | Active |
| Accounts Payable | 2000 | Accounts Payable | Active |
- 1La société, son nombre de comptes du grand livre et le nombre d’établissements qui en relèvent.
- 2Entity settings : l’entité juridique, son régime de taxes, son fichier de société et ses comptes par défaut.
- 3Import chart : chargez le plan comptable depuis QuickBooks.
Configurer un établissement
Un établissement sans société affiche Set up accounting for suivi du nom de l’établissement. Il ne peut pas être exporté tant qu’il n’en a pas — rien ne se rabat sur une valeur par défaut. Saisissez la Legal name (raison sociale) et choisissez le Tax regime (régime de taxes) : HST Ontario (13%), GST + QST Quebec, US — exempt ou US — state sales tax. Le pays et la devise viennent de l’établissement. Puis Create entity.
Paramètres de l’entité
Legal name, Country, Currency, Tax regime.
Accounting software — QuickBooks Desktop. Company file — le nom du fichier .qbw, pour que chacun sache dans quel fichier va l’export.
Default A/P account — le compte fournisseurs (comptes à payer) crédité par chaque facture. Default tax account — où va la taxe sur les achats ; en Ontario, le sous-compte CTI de la TVH (HST ITC). Les deux se choisissent dans le plan importé.
CLASS column — activez-la quand le fichier de société utilise les classes QuickBooks ; l’export écrit alors une CLASS sur chaque ligne.
Save changes n’envoie que ce que vous avez modifié : vous n’écrasez jamais une valeur qu’un autre comptable vient de saisir.
Plan comptable
Exportez le plan comptable depuis QuickBooks en fichier CSV, puis cliquez ici sur Import chart. L’import affiche toujours d’abord un aperçu : comptes lus, nouveaux, mis à jour, désactivés, l’encodage du fichier et les lignes rejetées. Rien ne change tant que vous n’avez pas cliqué sur Confirm import.
| Change | Count |
|---|---|
| Parsed | 217 |
| New accounts | 3 |
| Updated | 2 |
| Deactivated | 1 |
| Encoding | UTF-8 |
| Rejected rows | 0 |
- 1Choisissez le CSV exporté depuis QuickBooks.
- 2Lisez l’aperçu.
- 3Confirm import.
Un nouvel import est une différence, jamais un remplacement : les comptes sont ajoutés, mis à jour ou désactivés, jamais effacés, de sorte que les correspondances produits qui pointent vers eux continuent de fonctionner. Réimportez chaque fois que votre comptable ajoute des comptes dans QuickBooks.
Le tableau liste chaque compte avec son Number (numéro), son Type et son Status (statut). Filtrez par type, ou cherchez par compte, numéro ou description. Le type compte : Product Mapping ne propose que les comptes sur lesquels un achat peut être imputé.
Établissements de cette société
Une société correspond à un fichier QuickBooks, et l’export contient les factures de chaque établissement listé ici. Add venue rattache un autre établissement que vous gérez ; NexReps vous dit ce que cela change avant que vous confirmiez — si cet établissement avait déjà sa propre société, cette société et ses comptes sont supprimés. La corbeille retire un établissement ; une société en garde toujours au moins un.
| Venue | Cost center | Status | |
|---|---|---|---|
| Bluefin | — | Active |
| Vendor | Mapped suppliers | Status |
|---|---|---|
| Harbour Seafood Ltd | 1 | Active |
| Northfield Produce | 2 | Active |
| Old Mill Dairy | 0 | Inactive |
- 1Add venue : un autre établissement relève de cette société.
- 2Import vendors : la liste de fournisseurs du fichier de société.
Fournisseurs QuickBooks
Chaque facture nomme un fournisseur, et QuickBooks crée un nouveau fournisseur quand il ne reconnaît pas le nom. Pour l’éviter, NexReps utilise la liste de fournisseurs exactement telle que votre fichier de société la contient. Exportez-la depuis QuickBooks — en Excel depuis le Vendor Center, ou par File > Utilities > Export > Lists to IIF Files — ou utilisez un CSV avec un nom par ligne, puis Import vendors.
L’aperçu liste les nouveaux fournisseurs, ceux réactivés ou désactivés, les changements d’orthographe, les doublons et les lignes ignorées. Quand un fournisseur sur le point d’être désactivé est encore utilisé par l’un de vos fournisseurs, l’aperçu nomme les deux. Un nouvel import ajoute, réactive et désactive ; il ne supprime jamais.
Le tableau montre chaque fournisseur QuickBooks avec le nombre de vos fournisseurs qui y sont associés.
Quand vous ne voyez qu’une partie d’une société
Si une société comprend aussi des établissements que vous ne gérez pas, la page vous indique de quelle société relève votre établissement, et que ses paramètres, son plan comptable et son export appartiennent à quelqu’un qui les gère tous.
Ensuite
Product Mapping — le compte sur lequel chaque produit est imputé.